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Übersicht

Kontakte (Adresslisten), die für mehrere Personen / Arbeitsgruppen zur Verfügung stehen sollen, lassen sich einfach in Öffentlichen Ordnern (Public Folder) verwalten.

Beantragung Öffentlicher Ordner

Falls für Ihr Institut noch kein Öffentlicher Ordner erstellt wurde, so muss dieser zuerst beantragt (support@zdv.uni-tuebingen.de) werden. Pro Subdomäne (z.B. @zdv.uni- ) ist Öffentlicher Ordner mit beliebiger Unterstruktur und Zugriffsrechten für Exchange-Nutzer möglich.
Den Zugriff auf diesen öffentlichen Ordner regeln die zugehörigen Administratoren.

Erstellen Sie in Ihrem Öffentlichen Ordner die gewünschte Ordnerstruktur und in dieser über Outlook Ihre Kontakteordner.

Vergeben Sie Zugriffsrechte für die Exchange-Konten, die die Kontakte-Ordner sehen/bearbeiten sollen.

Die zugriffsberechtigten Benutzer können die Kontakte zu ihren Kontakten hinzufügen und als persönliches Adressbuch verwenden.


Schritt-für-Schritt-Anleitung

(Öffentlicher Ordner mit Kontakte-Ordner ist bereits vorhanden und Zugriffsrechte wurden erteilt)

Die Benutzer-Mailbox muss mit Outlook verbunden sein

1. Wählen Sie in Outlook ... die Ordneransicht


2. Öffnen Sie die öffentliche Ordneransicht für Ihr Mailkonto

3. Erweitern Sie "Alle Öffentlichen Ordner" und öffnen Sie den Ordner in dem der Kontakte Ordner ist


4. Klicken Sie den Kontakte-Ordner mit der rechten Maustaste an und fügen Sie den Kontakte-Ordner mit passendem Namen zu Ihren Favoriten des Öffentlichen Ordners hinzu.  

                                             

Er wird unter diesem Namen in Ihren Favoriten des Öffentlichen Ordners und zusätzlich in Outlook in Ihren Kontakten (Andere Kontakte) angezeigt.

           

Falls Sie Vollzugriff auf andere Mailkonten haben, dann werden auch deren Favoriten-Kontakte bei Ihnen angezeigt, eventuell unter gleichem Namen.




5. Wenn Sie die Kontakte zusätzlich als persönliches Adressbuch zur Verfügung haben wollen, dann aktivieren Sie in den Eigenschaften - Outlook-Adressbuch - ... Adressbuch anzeigen. Wählen Sie einen passenden Namen.

 


Der Kontakte-Ordner wird in Ihrem persönlichen Adressbuch unter diesem Namen angezeigt. (Falls Sie ihn zusätzlich in den Favoriten veröffentlicht haben wird er 2x angezeigt)


Die zu den Favoriten des Öffentlichen Ordners hinzugefügten Ordner werden im Öffentlichen Ordner abgespeichert und stehen Ihnen immer zur Verfügung.

Die Veröffentlichung des Ordners in Ihrem Adressbuch wird im Profil von Outlook abgespeichert, d.h. Sie müssen in jedem Outlook das Adressbuch hinzufügen.

Outlook Cache-Modus

Falls Sie Outlook im Cache-Modus verwenden, aktivieren Sie zusätzlich unter Weitere Einstellungen - Erweitert - Favoriten herunterladen

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