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Erste Schritte mit der Browserversion der Kollaborationsplattform "Teams"

Voraussetzungen

Um an der internetbasierten Plattform "Teams" teilnehmen zu können, benötigen Sie eine E-Mail-Adresse, die auf cloud.uni-tuebingen.de endet. Falls Sie diese nicht besitzen, registrieren Sie sich bitte beim ZDV für das Microsoft 365 . Nach der Registrierung können Sie sich in Microsoft Teams mit Ihrer neuen cloud-E-Mail-Adresse anmelden, die erste Aktivierung von Teams kann bis zu 48h dauern.


Clientversionen

Teams kann am Arbeitsplatz oder im Home Office auf PC, Tablet und (z.B. unterwegs über das) Smartphone verwendet werden. Es gibt eine getrennte Anleitung für Smartphone und Tablet. In den meisten Fällen (PC, Mac, Linux, Tablet mit großem Bildschirm) empfiehlt sich die Verwendung der Browser-Version von Teams, die am besten mit den Webbrowsern Edge oder Chrome funktioniert und im Folgenden gezeigt wird.


Teams im Webbrowser öffnen

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Besuchen Sie mit ihrem Webbrowser https://portal.office.com, geben Sie Ihre cloud-Email-Adresse ein, klicken sie auf "Weiter", geben Sie ihr Passwort ein, klicken Sie auf "Anmelden". In der linken oberen Ecke klicken Sie auf die neun Punkte vor "Office 365"  (vgl. Bild oben), wählen "Alle Apps" und klicken auf "Teams". Ggf. müssen Sie nun Ihre Anmeldung wiederholen.

Hinweis: In dem Portal können Sie auch die Browser-Versionen des E-Mail-Programms "Outlook", und von Word, Excel, PowerPoint usw. öffen, außerdem Ihren Cloudspeicher "OneDrive".


Team öffnen

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Auf der Plattform (Arbeitsumgebung) "Teams" gehören Sie normalerweise mindestens einem "Team" (einer Gruppe von Personen) an. Klicken Sie am linken Rand auf "Teams", dann ggf. oben auf "Alle Teams". Falls der "Besitzer" eines Teams Sie bereits hinzugefügt hat, sollten Sie das dazugehörige Team sehen und durch Anklicken öffnen. Sehen Sie das Team nicht, klicken Sie oben rechts auf "Einem Team beitreten...". Sie sehen dann öffentliche Teams. Falls Sie von jemanden einen Code zum Beitritt eines Teams bekommen haben, klicken Sie auf "Einem Team mit einem Code beitreten". Ggf. haben Sie auch einen Web-Link erhalten, der das Team öffnet.


Registerkarten öffnen

Ein Team ist untergliedert in "Kanäle" (Themenbereiche). Nach Öffnen eines Teams sehen Sie mindestens den Kanal "Allgemein". Klicken Sie den Kanalnamen an, um oben dessen "Registerkarten" zu sehen z.B. Beiträge, Dateien. Ggf. gibt es im Team weitere Kanäle, die über ihre eigenen Registerkarten verfügen, jeder Kanal hat z.B. seine eigene Registerkarte "Dateien".


Beiträge im Kanal

          

In der Registerkarte "Beiträge" finden Sie Textnachrichten, die (hoffentlich) zum Thema des Kanals passen. In einigen Teams darf nur der Teambesitzer Beiträge senden (oft in Teams für Online-Schulungen). Wenn es bereits Beiträge gibt und Sie einen anklicken, erscheinen rechts oben Befehle dazu. Durch Anklicken eines "Smilies" können Sie schnell ihre Haltung ausdrücken, über die drei Punkte können Sie einen Beitrag speichern. An der unteren Kante des Beitrags können Sie auf "Antworten" klicken und Text eingeben. Klicken Sie auf das Symbol "Papierflieger", um Ihren Beitrag abzusenden. Ganz unten bei "Neue Unterhaltung" beginnen Sie ein neues Thema. Neben Texten können Sie z.B. auch Dateien in einen Kanal senden.

Hinweise: Jeder Beitrag erzeugt bei den Mitgliedern des Kanals Meldungen, daher sollten nur wirklich wichtige Beiträge gesendet werden. Wenn Sie ein Kanalmitglied noch stärker auf einen Beitrag aufmerksam machen wollen, tippen Sie das Zeichen @ und seinen Namen ein. Für den Kontakt zu Personen, die nicht zum Team gehören oder für kurze Nachrichten verwenden Sie (am linken Fensterrand) den "Chat".


Dateien und Ordner

           

Öffnen Sie ein Team, dann darin einen Kanal und dann oben dessen Registerkarte "Dateien", um die Ordner und Dateien dieses Kanals zu sehen. Klicken Sie eine Datei (wie in Windows üblich) mit der rechten (!) Maustaste an für herunterladen, kopieren, verschieben, umbenennen usw. Ein Download landet auf ihrem Rechner an dem üblichen Ort für Downloads (z.B. im Ordner "Downloads"). Wenn Sie einen neuen Ordner oder eine neue Datei (Word, Excel...)  erzeugen wollen, klicken Sie oben auf "+Neu". Um eine Datei von ihrem Gerät in den Kanal zu übertragen, wählen Sie oben "Hochladen".

Hinweise: Sie können Word-, Excel-, PowerPoint-Dateien usw. direkt im Webbrowser öffnen und bearbeiten, selbst wenn Sie kein MS-Office auf ihrem Rechner (z.B. Linux) installiert haben. Ein Doppelklick auf eine Datei im Kanal startet die Online-Versionen der Programme (in einigen Fällen müssen Sie danach rechts oben auf die drei Punkte klicken). Weitere Dateien finden Sie in "Chats" mit bestimmten Personen (s.u.)


Benachrichtigungen über neue Beiträge

    

Klicken Sie links nacheinander auf "Aktivität", "Chat" und (ggf. 2x) auf "Teams" und achten Sie dabei auf Elemente in fetter Schrift, sie bedeutet "Neue Beiträge" (die Sie öffnen sollten). Falls ein Kanal ihnen zu viele Aktivitäten aufweist, öffnen Sie das dazugehörige Team, klicken auf den Kanalnamen und die drei Punkte dahinter und wählen "Kanalbenachrichtigungen", bei zu aktiven Chats klicken Sie links auf "Chats" dann auf einen Chat. Es erscheinen am Chat drei Punkte, über die Sie ebenfalls die Benachrichtigungen reduzieren können. 


Chat mit einer Person

       

Am oberen Rand finden Sie eine lange, graue Eingabezeile (die "Befehlszeile", in der meistens "Suchen oder Befehl eingeben" steht). Tippen Sie den Namen einer Person ein und klicken Sie auf deren Symbol. Das öffnet den Chat mit dieser Person und zeigt oben hinter dem Namen Registerkarten. Wählen Sie oben die Registerkarte "Chat" und geben Sie unten Text ein.  Im Register "Aktivität" sehen Sie vergangene Beiträge der Person, klicken Sie darauf, um diese zu lesen und ggf. auf "Antworten", um sich auf einen Beitrag zu beziehen.

Sie können auch auf die an vielen Stellen sichtbaren, runden Symbolbilder (mit Initialien oder Fotos) von Personen zeigen und dann die Sprechblase anklicken. Haben Sie früher bereits einen Chat mit einer Person gehabt, klicken Sie am linken Rand auf "Chat". Nutzen Sie dann oben das Trichter-artige Symbol  "Filtern", um nach bestimmten Begriffen oder Personen in Chats zu suchen und klicken Sie den gesuchten Chat an, um ihn fortzusetzen. 

Unterhalb der Eingabezeile können Sie: den Text formatieren, die Nachricht als "dringend" kennzeichnen, eine Datei senden, einen "Smilie" einfügen usw. (in Kanälen: eine Besprechung starten) . Gesendete Dateien finden Sie später nur (!) im gleichen (!) Chat oben über das Register "Dateien".


Chat mit mehren Personen

Klicken Sie oben vor der Befehlszeile auf "Neuer Chat" und geben Sie Namen ein. Klicken Sie ganz rechts auf das "V", um dem Chat einen Namen zu geben (z.B. "Urlaub absprechen") (klicken Sie dann an eine beliebige, andere Stelle).

Sie können in jedem Chat die Anzahl der Personen erweitern: Verwenden Sie dazu das Symbol rechts oben (heißt: "Kontakte hinzufügen" oder "Teilnehmer anzeigen und hinzufügen").


Eine Person anrufen (Internet-Telefonie)

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Klicken Sie links auf "Anrufe" und unten auf "Anrufen", geben Sie einen Namen ein und und klicken Sie auf das Symbol "Telefonhörer" (die Person wird sofort in Teams angerufen). Während es "klingelt", können Sie unten ggf. ihre Kamera ein- oder ausschalten (Standard ist "Aus"). Wollen Sie frührere Teams-Anrufe in sehen, klicken Sie unter Anrufe > Anrufen oben auf "Verlauf". Sie können auch sofort anrufen, indem Sie auf das runde Symbolbild einer Person zeigen und auf den Telefonhörer klicken. Teams informiert auch über ggf. verpasste Anrufe.


Hinweise: Rechts unten an den runden Symbolbildern von Personen befindet sich ein kleiner, farbiger Kreis. Zeigen Sie darauf, um zu sehen, ob diese Person gerade nicht gestört werden möchte. Sie selbst können Ihren Status setzen, wenn Sie oben rechts auf ihr eigenes Symbolbild klicken. Folgende manuelle oder automatische Statussignale könnten erscheinen:                                           

Der Status "Beschäftigt" u.ä. schützt aber nicht vor Anrufen. Der Anruf erfolgt über das Internet, nicht über das normale Telefonnetz. Das Telefonieren per Internet geht besser mit einem Headset. Wenn Sie nicht wissen, ob eine Person ein Gerät mit Mikrophon und Lautsprecher hat, verwenden Sie den Chat. Nutzt diese Person Teams selten, senden Sie besser über ihr normales E-Mail-Programm eine traditionelle E-Mail. 


Während einer Online-Besprechung

In Telefonaten und Besprechungen, von links: eigene Kamera ein/aus, eigenes Mikrophon ein/aus, eigenen Bildschirm teilen, Weiteres, Chat, Personen, Beenden (Auflegen). Unter "Weiteres" befinden sich u.a. Funktionen zum Weiterleiten oder Halten von Anrufern und zum Öffnen von Besprechungsnotizen. Über "Personen" können Sie sehen, wer teilnimmt und weitere hinzufügen. Mit "Bildschirm teilen" können Sie ein Whiteboard verwenden oder den anderen Programmfenster auf Ihrem Bildschirm zeigen- gut, um eine Software zu unterrichten oder sich Hilfe dazu zu holen.

Hinweise: Üblicherweise schalten Teilnehmer in Besprechungen / Videokonferenzen zunächst Kamera und Mikrophon aus und hören zu, bis sie zum Reden aufgefordert werden. Es sollte immer nur eine Person reden! Nehmen viele Personen teil sollten alle den Chat öffnen und hier still Zwischenfragen und Kommentare eingeben. Ein Headset verringert Tonstörungen (Pfeifen, Echos). Teams unterstützt bei Audio- und Video-Besprechungen die Browser FireFox, Safari und Internet Explorer nicht. Verwenden Sie dafür Edge, Chrome oder die Smartphone-App. Laufende Besprechungen in Ihren Chats oder Kanälen werden durch eine deutliche Meldung und dem Befehl "Teilnehmen" angezeigt. 


Sofortige Online-Konferenz

     

Wie im letzten Kapitel erwähnt, können Sie zu einem laufenden Anruf über die Schaltfläche "Personen" weitere Personen hinzufügen (die Webversion zeigt nur die jeweils aktuell redende Person, die anderen Clients mehrere). In einem geöffneten Chat, in dem (fast) alle gewünschten Personen enthalten sind, können Sie auch über die runden Symbole oben rechts sofort (!) eine Konferenz beginnen.


Konferenz vorbereiten

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Laden Sie zu einer späteren (realen oder Online-) Konferenz (="Besprechung") ein und sehen Sie, wer zu- oder absagt, indem Sie links auf "Kalender" klicken und dann rechts oben auf "+Neue Besprechung" oder indem Sie auf einen Zeitpunkt im Kalender klicken. Füllen Sie das Formular aus. Wenn Sie bei "Kanal hinzufügen" einen Kanal auswählen, werden alle Kanalmitglieder eingeladen. Da Gäste ggf. nur den Text sehen, den Sie unten ins große Textfeld eingeben, sollten Sie dort alle wichtigen Angaben zur Konferenz (Titel, Ort, Zeit) am besten noch einmal nennen. Oben bei "Besprechungsoptionen" kann u.a. eingestellt werden, wer präsentieren darf. Öffnen Sie später im Kalender die Besprechung erneut (!), sehen Sie, wer inzwischen zu- und abgesagt hat, alle Register der Besprechung und den Befehl "Besprechung absagen": 

Im Register "Dateien" können Sie Material für die Besprechung zur Verfügung stellen. Die Besprechungsnotizen und der Chat stehen vor, während und nach der Besprechung zur Verfügung. Das Whiteboard, auf dem Sie, wie auf einer Schultafel, schreiben und zeichnen können, wird später über "Bildschirm teilen" angelegt.

Hinweise: Bieten Sie den Teilnehmern vorher einen "Probetermin" an, damit Unerfahrene den Umgang mit Headset und Chat und das Ein- und Ausschalten Ihres Mikrophons usw. üben können. Weisen Sie Personen ggf. auf unsere Smartphone Anleitung für Besprechungen hin. Aktivieren Sie zum Schutz Ihrer Privatsphäre möglichst die Unschärfe des Hintergrunds.


An geplanten Besprechungen teilnehmen

Wenn Sie eine Besprechungsanfrage erhalten, sollten Sie darin zu- oder absagen. Antworten Sie möglichst mit dem gleichen E-Mail-Absender, an den auch die Anfrage gesendet wurde (melden Sie sich dazu ggf. portal. office.com an und nutzen Sie dort die online Version von Outlook). Ihre Termine finden Sie links über "Kalender". Zu Beginn der Online-Besprechung können alle Personen in Teams den Termin in ihrem Kalender öffnen und auf  "Teilnehmen" klicken. Für alles Weitere vgl. oben das Kapitel "Während einer Online-Besprechung".


Bitte informieren Sie uns (öffnen Sie z.B. das Team 1TeamsUser_Hilfeforum), wenn hier wichtige Grundinformationen fehlen, wir ergänzen dann dieses Dokument  gerne.

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