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Zielsetzung dieses Dokument

Im Folgenden soll beschrieben werden, wie Lehrkräfte einfach und schnell Online-Lehrveranstaltungen über die Plattform "Teams" erstellen können. Diese können zunächst "funktionsfähig" und später "professionell" gestaltet werden.


Voraussetzungen

Als Lehrkraft sollten Sie MS-Teams auf Ihrem PC aktiviert haben. Dazu ist beim ZDV eine Anmeldung an Microsoft 365 nötig. Studierende nutzen die online-Lehrveranstaltung ebenfalls über die Kollaborationsplattform "Teams". Im Allgemeinen kann Teams über viele Arten von Geräten verwendet werden, z. B. über jeden Webbrowser, die Smartphone-App oder die Desktop App (Programm für PC mit Windows oder macOS). Im Folgenden beschreiben wir die Bedienung der Browser- bzw. Desktop-App (sind fast identisch).


Vorteile

Das unten beschriebene Konzept besitzt folgende Vorteile:

  • schnell realisiert
  • barrierefrei möglich
  • geeignet für Smartphones und PC
  • übertragbar auf andere Lernplattformen
  • nach und nach erweiterbar


Merkmale Ihrer Kursdateien

Im ersten Schritt können Sie natürlich Ihre ggf. bereits vorhandenen Kursdateien (unverändert) online stellen. Falls Sie diese umwandeln, splitten oder neue erstellen, achten Sie auf:

  • geringe Dateigröße
  • kurze Lerneinheiten
  • kompatible Datei-Formate
  • nummerierte Dateinamen
  • auf Übersichten folgen Details
  • ggf. geeignet für kleine Bildschirme
  • ggf. barrierefrei


Wenn Sie Ihre ersten Dateien (Zusammenfassungen, Übersichten) in großen Abständen nummerieren (001.txt, 010.txt, 020.txt...), werden diese bei alphabetischer Sortierung in Arbeitsreihenfolge aufgelistet und später nachgereichte Dateien (Details, 011.txt, 015.txt) lassen sich einfach einfügen. Kompatible Dateiformate (*.txt, *.mp3, *.mp4, ...) lassen sich ohne Zusatz-Apps auf PC und Smartphones erstellen und verwenden, und sind bei geringer Dateigröße schnell heruntergeladen (Videos, PDF- und PowerPoint-Dateien können leicht zu groß werden). Kurze Lerneinheiten lassen sich einfacher neu produzieren und austauschen (zunächst Zusammenfassungen als Textdateien, später dazu Texte mit Details, noch später illustrierte PDFs oder Videos). Wenn Sie die geringe Bildschirmgröße von Smartphones bei der Gestaltung ihrer Materialien berücksichtigen, können mehr Menschen ihre Dateien nutzen (Dateien sind "zukunftssicherer"). Solange Sie einfache Dateien verwenden, könnnen Sie die Lernplattform noch problemlos wechseln.

Kursmaterial, Hinweise zur Bedienung, Terminplan, Organisatorisches, Aufgaben usw. können Sie zunächst als einfache, nummerierte Dateien zur Verfügung stellen. Das geht schneller und lässt sich ggf. noch flexibel auf unterschiedlichen Online-Lernplattformen einsetzen. Nachdem Sie langfristig von "Teams" überzeugt sind, können Sie die speziellen (und guten!) Tools von Teams nach und nach kennenlernen und hinzufügen.

Falls Sie anfänglich ihre Kursdateien noch während des Kurses austauschen, ist es besser, wenn ihre Lernenden den Kurs nicht herunterladen sondern online mit den jeweils aktuellen Fassungen arbeiten. Falls es noch Lücken in der Abfolge gibt, kann eine vorläufige Datei (z.B. eine Aufgabendatei für Lernende : "Suchen Sie im Internet nach...")  eingesetzt und später ausgetauscht werden. Hilfen zur Erstellung von Audio- und Videodateien usw. erhalten Sie in der Fortsetzung dieser Anleitung ("Erweiterungen", Link siehe unten)


Ggf. barrierefreie Dateien

Idee: Bedenken Sie, dass Menschen mit eingeschränkten Hör- oder Sehfähigkeiten ggf. einen Rechtsanspruch auf Teilhabe geltend machen können. Da Sie z.B. für die (i.d.R. sehr zeitaufwändige) Produktion von Bildschirm- oder Lehrvideos vermutlich sowieso Notizen (Vorformulierungen, Ablaufplan) als Textdateien anlegen, könnten Sie daraus ggf. eine (erste) Fassung ihrer Lehrveranstaltung erzeugen, die barrierefrei ist und auch von nicht eingeschränkten Personen bereits verwendet werden kann. Sie könnten diese Fassung zusätzlich z.B. im Ordner "barrierefrei" anbieten. 

Barrierefrei sind: Textdateien mit Listen und unformatiertem Fließtext. Blinde verwenden in der Regel ein "Vorleseprogramm" (Screenreader) und kommen mit barrierefrei gestalteten Texten gut zurecht. Nicht barrierefrei sind: Texte mit Formatierungen, Symbolen, Anmerkungskästen, Diagrammen, Grafiken usw, ferner multimediale Dateien wie Videos, Podcasts, Streamings usw. Falls Sie lieber sprechen als schreiben: Nutzen Sie Konverter von Audio zu Text (Tipp: Starten Sie Apps wie "Speechnotes" oder die Sprach-Eingabe und halten Sie ihr Smartphone vor den PC-Lautsprecher (Mediendatei) oder Mund (live-Vortrag). Das geht auch mit der Diktierfunktion in Word überaschend gut (Melden Sie sich für die Diktierfunktion in Word mit ihrem Microsoft-Konto an).

Innerhalb von Teams startet das Symbol "plastischer Reader" die Vorlesefunktion für Beiträge, im Chat oder (die mit den Teams-Funktionen erstellten) Aufgaben. Bei Textdateien müssen Lernende derzeit selber einen Reader starten.


Bevor Sie aufwändig Videos produzieren, könnten Sie eine auf simplen Dateien aufbauende, barrierefreie, erste Fassung ihrer Lehrveranstaltung erstellen.


Ggf. lokale Ordnerstruktur anlegen

Das "Original" ihrer Lehrveranstaltung speichern Sie am besten auf einem USB-Stick. So können Sie es immer dabei haben und jederzeit erweitern. Falls aufgrund der empfohlenen Kleinteiligkeit viele Dateien entstehen, verschieben Sie zusammengehörige ggf. in (ebenfalls nummerierte) Ordner (Lektion01, Lektion02...). Erstellen Sie regelmäßig ein doppeltes Backup des USB-Sticks (mit Microsoft 365 haben Sie auch Cloudspeicher, den sie später sogar direkt den Lernenden zur Verfügung stellen können).


Kommunikationshinweise im Kurs

Teams bietet wunderbare und sehr moderne Möglichkeiten für die Kommunikation zwischen Lehrenden und Lernenden.  Wollen Sie diese nutzen, dann müssten Sie zumindest grundlegend mit Chats, Audio- und Videokonferenzen in Teams vertraut sein und sicher zu bestimmten Zeiten online sein. Dann können ihre Kursdateien (Aufgaben) auch entprechende Kommunikationskanäle erwähnen ("Für Rückfragen bin ich Dienstags und Donnerstags jeweils von 9-10 Uhr im Chat des Kurses erreichbar"). Haben Sie momentan keine Zeit dafür oder möchten Sie Teams nur sporadisch nutzen, teilen Sie den Lernenden mit, dass Sie (nur) per E-Mail erreichbar sind.



Anlegen einer Lehrveranstaltung

Eine Lehrveranstaltung in Teams wird erzeugt, indem Sie ein "Team" erstellen  (Bitte beachten Sie: Zu einem "Team" in Teams gehören alle Personen, die an der Lehrveranstaltung beteiligt sind - auch die Lernenden. Sie und ggf. ihre Mitarbeiter haben mit den Rollen "Besitzer" bzw. "Lehrer" aber mehr Rechte im Team als die Rolle "Schüler". Ein neues Team kann mit allen App-Versionen von Teams angelegt werden. Auf einem Smartphone fehlt für Feineinstellungen aber u.a. die Funktion "Team verwalten".

Team anlegen

Melden Sie sich mit Ihrer ...@cloud.uni-tuebingen.de -E-Mail-Adresse in der Browser-Version von Teams an und wählen Sie am rechten Rand "Teams", dann ggf. oben links "Alle Teams", dann oben rechts "Einem Team beitreten oder ein Team erstellen", klicken Sie links oben auf "Ein Team erstellen" und wählen Sie den Teamtyp "Kurs" aus. Geben Sie eine Kursbeschreibung ein. Im nächsten Dialog werden Sie aufgefordert "Schüler" und "Lehrer" hinzuzufügen. Die Lernenden können Sie besser später hinzufügen. Tragen Sie am Kurs beteiligte Kollegen oder studentische Hilfskräfte ggf. unter "Lehrer" ein. Nach dem Klick auf "Weiter" wird das Team in Teams erzeugt und ist nur für Sie, die Lehrer und (zukünftigen) Lernenden sichtbar.

Hinweise: Beim Anlegen anderer Teamsorten steht direkt beim Anlegen und später unter "Team bearbeiten > Datenschutz" die Einstellungen "öffentlich" oder "privat" zur Verfügung. Bei der Teamsorte "Kurs" gibt es diese Einstellung nicht. Der, der das Team angelegt hat (der "Besitzer"), kann die Sichtbarkeit auch unter "einem Team beitreten" nicht kontrollieren (er ist schon drin und sieht es dort deshalb nicht).

Feineinstellungen beim neuen Team

Klicken Sie beim Namen des neuen Teams auf die drei Punkte, dann "Team verwalten", dann oben auf "Einstellungen". Unter "@Erwähnungen" regeln Sie, ob Mitglieder bei Textbeiträgen (z.B. im Chat) mit dem @-Zeichen  alle Team- bzw. Kanalmitglieder benachrichtigen können. Um die anfänglich oft hohe Zahl an Benachrichtgungen zu reduzieren, sollten Sie das abschalten (nach einiger Zeit lernen die Teammitglieder normalerweise, nur notwendige Nachrichten zu senden). Unter "Teamcode" können Sie einen Beitrittscode erzeugen und z.B. per E-Mail an die Lernenden  versenden .

Einstellungen zum Kanal "Allgemein"

Unterhalb des Teamnamens finden Sie den Kanal "Allgemein", dessen Einstellungen Sie nach dem Anklicken über die drei Punkte und "Kanal verwalten" verändern können. Um die Anzahl an Nachrichten einzuschränken, können Sie ggf. nur den Besitzern das Senden von Nachrichten in diesen Kanal erlauben (oft empfehlenswert, damit hier nur wirklich wichtige Nachrichten (die von Lehrenden) gesendet werden).

Hinweis: Den Kanal "Allgemein", die darin gesendeten Nachrichten und Dateien sehen alle Teammitglieder. Für eine einfache Lehrveranstaltung müssen Sie keine weiteren Kanäle anlegen.


Ggf. Kopie vom Team verwenden

Falls Sie vorhaben, die bisherigen Teameinstellungen (inkl. der Kursbeschreibung) zu erhalten, um sie als Backup oder Vorlage für weitere Teams (z.B. für wiederholte Lehrveranstaltungen) zu verwenden, schließen Sie das Team und erstellen (wie oben beschrieben) ein neues, wiederum mit der Team-Vorlage "Kurs", geben ihm evtl. einen Namen mit Zeitpunkt (z.B. KursXYZ_20_06) und klicken dann unten auf "Team mit einem vorhandenen Team als Vorlage erstellen". Überprüfen Sie im neuen Team kurz, ob die bisher getroffenen Einstellungen zum Team und Kanal "Allgemein" übernommen wurden (s.o.) und fahren Sie mit dem neuen Team fort. Falls Sie keine Vorlage-Teams verwenden wollen, fahren Sie mit dem bisherigen Team fort.


Hochladen der Kursdateien

Wenn Sie der Empfehlung gefolgt sind, befinden sich alle Kursordner bei Ihnen auf dem Rechner (bzw. dem dort eingesteckten USB-Stick) und Sie können den kompletten Kurs auf einmal hochladen. Klicken Sie dazu am linken Rand auf "Teams", dann ggf. oben links auf "Alle Teams", dann auf das Team Ihrer Lehrveranstaltung, dann auf dessen Kanal "Allgemein", dann oben (hinter dem Wort "Beiträge") auf "Dateien", dann (etwas tiefer) Doppelklick mit der linken Maustaste auf den Ordner "Kursmaterialien". Es ist wichtig, dass Sie Ihre Kursdateien in diesen Ordner kopieren. Ziehen Sie dazu den Ordner des Kurses von Ihrem Rechner mit gedrückter linker Maustaste in die Mitte des Teams-Fensters und lassen Sie dort die Maustaste los ("Drag and Drop"), es werden sämtliche Unterordner und Dateien in den Ordner "Kursmaterialien" kopiert.

Hinweise: Die maximale Dateigröße beträgt 15 GB. Wenn Sie oben die Funktion "Hochladen" verwenden, können Sie nur Dateien auswählen (mit gedrückter Taste [ Strg ] auch mehrere) aber keine Ordner. Sind gleichnamige Elemente bereits vorhanden, werden diese nicht kopiert. Um ältere Fassungen ggf. vorher zu löschen, klicken Sie im Teams-Fenster mit der rechten Maustaste darauf (ermöglicht löschen, umbenennen, verschieben). Klicken Sie oben auf "+Neu", wenn Sie gegen den Rat online neue Ordner oder Office-Dateien erzeugen wollen (nicht empfohlen, solange sich ihr vollständiges Original nur auf Ihrem Stick befinden soll). Lernende können Dateien, die sich nicht im Ordner "Kursmaterialien" befinden, verändern; Dateien und Ordner in dem Ordner Kursmaterialien können Lernende nicht verändern. Lernende können oben über "Herunterladen" alle Dateien (als Zip-Datei in ihren Ordner "Downloads") herunterladen (arbeiten besser aber online mit aktuellen Dateien). Wenn Sie ein Team basierend auf einem "vorhandenem Team als Vorlage" erstellen, werden Ordner und Dateien nicht übernommen (sind aber, wie gezeigt, schnell von ihrem Stick in den Ordner "Kursmaterialien" kopierbar - daher auch der Tipp mit dem USB-Stick).


Kurs bekannt geben

Erwähnen Sie in der Kursankündigung, dass der Kurs über die Plattform Teams durchgeführt wird und nennen Sie als Infolink z. B. https://uni-tuebingen.de/de/175398  .  Wenn Sie den Code oder Teilnahme-Link (siehe nächstes Kapitel)  im Veranstaltungsverzeichnis nicht öffentlich zeigen wollen, sammeln Sie die Namen der Lernenden (z.B. über die Einschreibe-Funktionen in ALMA, Ilias, Moodle).

Formulierungsvorschlag: "Zu Beginn nutzen wir in dieser Online-LV die jeweils aktuellen Dateien in der ZDV-Kollaborationsplattform "Teams". Öffnen Sie darin den Ordner 'Kursmaterialien'. Bitte senden Sie Ihre Fragen oder Ergebnisse ausschließlich per E-Mail, (noch) nicht über die Funktionen in Teams. Über Änderungen werden Sie ebenfalls per E-Mail informiert. Arbeiten Sie sich ggf. einige Tage vor Beginn der LV in Teams ein und treten Sie unserem Kurs mit dem Code/Link xxx bei. Lesen Sie dazu zuerst den Abschnitt für Bedienstete bzw. Studierende auf: https://uni-tuebingen.de/de/175398


Lernende zum Team hinzufügen

Lernende als Mitglieder hinzufügen

Für diese Funktion benötigen Sie die Namen der Lernenden. Klicken Sie auf die drei Punkte hinter dem Teamnamen und wählen Sie "Mitglied hinzufügen". Geben Sie anschließend die Namen ein (oft reichen die ersten Buchstaben, um passende Vorschläge zu bekommen). Die Lernenden müssen zuvor Teams aktiviert haben (vgl. rote Anmerkung unten).

Lernende über einen Code einladen

Klicken Sie beim Namen des Teams auf die drei Punkte, dann "Team verwalten", dann oben auf "Einstellungen" und auf "Teamcode". Klicken Sie auf "Erstellen" und dann auf "Kopieren". Senden Sie den Code an die Lernenden. Diese können dann bei "einem Team beitreten" die Funktion "einem Team mit einem Code beitreten" verwenden und werden sofort zum Team hinzugefügt (im Kanal Allgemein erscheint autom. eine Meldung). Probieren Sie es ggf. selbst mit dem Code    y2ue7ux  

Lernende über einen Link einfügen

Klicken Sie am rechten Rand auf "Teams", dann ggf. oben links auf "Alle Teams", dann auf das Team Ihrer Lehrveranstaltung und die drei Punkte hinter dem Teamnamen, wählen Sie "Link zum Team erhalten". Über die Kopierfunktion können Sie diesen in eine Rund-Mail an alle Lernenden oder in die Kursankündigung (ALMA, Ilias, Moodle o.ä.) einfügen. Probieren Sie es ggf. selbst mit     diesem Link    .

Stellen Sie in Ihrem Ankündigungen sicher, dass Mitglieder der Uni Tübingen nicht versuchen, sich mit ihren @uni-, @student-, @bwstaff- oder @bwedu-E-Mail-Adressen in Teams zu registrieren. Bitte tragen Sie diese E-Mail-Adressen auch nicht als "Gäste" ein. Der erste Schritt für Lernende ist immer die Registrierung für Microsoft 365, am besten verweisen Sie frühzeitig auf:  https://uni-tuebingen.de/de/175398


Erste Bewährungsphase

Das wichtigste haben Sie nun geschafft! Sie können und sollten ihren Kurs jetzt (mehrmals) durchführen, denn er ist bereits vollständig nutzbar. Die Kommunikation können Sie noch per E-Mail abwickeln. Auf dem bisherigen Stand hängt die Qualität des Kurses im wesentlichen von Ihren Dateien und insbesondere auch den organisatorischen Hinweisen und klaren Arbeitsaufträgen darin ab.


Den Kursverlauf beobachten

Während der Kurs läuft, klicken Sie links auf "Teams", ggf. oben auf "Alle Teams" und prüfen, welche Teamnamen in Fettschrift erscheinen. Klicken Sie links auf "Chat" und prüfen Sie, welche Chats in Fettschrift erscheinen. Klicken Sie links oben auf "Aktivität" und prüfen Sie ebenfalls auf Fettschrift. Sie bedeutet "Neuer Beitrag". Öffnen Sie das Element in Fettschrift, um es zu kontrollieren und ggf. darauf zu reagieren.


Teilnehmer informieren

Bedeutsames sollten Sie (evtl. nur Sie!) (entweder traditionell per E-Mail oder) im Kanal "Allgemein" an alle Teammitglieder senden (Sie haben hoffentlich, wie oben beschrieben, den Lernenden nicht erlaubt, dort etwas zu senden?). Beispiele wären z.B. neue Termine, Hinweise auf neue Dateien, aktuelle, kurze Ergänzungen zum Material. Öffnen Sie das Team, klicken Sie auf den Kanal "Allgemein" und tippen Sie in der Bildschirmmitte unten in das Feld "Neue Unterhaltung" eine Textnachricht. Zum Absenden klicken Sie daneben auf das Symbol "Papierflieger".


Erweiterung der Möglichkeiten

Nachdem sich die Kursdateien als solche bewährt haben und längerfristig als Online-Lehrveranstaltung genutzt werden sollen, möchten Sie vielleicht weitere Funktionen von Teams kennenlernen, z.B. den Chat (kleine Diskussionen mit wenigen Personen mittels Textnachrichten), die Besprechungen (= individuelle oder Gruppen-Sprechstunden per Audio- oder Video-Konferenz), "Aufgaben" und "Noten" - oder "Kanäle" für spezielle Diskusionen und Referatsgruppen. Noch nützlicher können Ihnen die Funktionen "Registerkarten", das Hinzufügen von "Apps" und das "Kursnotizbuch" werden. Prüfen Sie dazu z.B. Erweiterungen 1