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Verwenden Sie für die Registrierung und Nutzung bitte Google Chrome oder Microsoft Edge. Firefox und Safari z.B. können Probleme verursachen. 


Registrierung

Sie benötigen zur Nutzung von Teams einen Account bei Microsoft. Bevor Sie Microsoft Teams verwenden können, registrieren Sie sich daher für die Microsoft 365 Cloud Dienste mit Apps for Enterprise:

Microsoft 365  https://uni-tuebingen.de/de/161440

Download des MS-Teams Clients

Neben der Nutzung im Browser gibt es für viele Betriebssysteme passende Clients. Achten Sie darauf, dass Sie Teams für Beruf, Schule und Studium herunterladen. Erkennbar nach Installation an diesem Zeichen

https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/download-app

Anmelden

Nach dem Start von Teams geben Sie als Anmeldenamen Ihre auf ...cloud.uni-tuebingen.de / …s-cloud.uni-tuebingen.de (Studierende) endende E-Mail-Adresse ein, die Sie bei der Registrierung von Microsoft 365 (s.o.) erhalten haben. Bitte haben Sie bei der erstmaligen Anmeldung etwas Geduld, bei Überlastung kann es bis zu 48h dauern, bis Sie für Teams aktiviert werden.


Cloud-eMail abrufen/konfigurieren

Bei ihrem Account ist ein Exchange Postfach mit dabei. Wichtige Infos zu ihrem Cloud-Konto. Bitte beachten Sie dass alle Einladungen zu Events in Teams über diese Mailadresse gehen. Es ist sehr zu empfehlen, diese Mailadresse abzurufen oder umzuleiten. 

Für Einrichtung und Abrufen der eMails gibt es eine gesonderte Anleitung.


Einschränkungen unterschiedlicher Clients

In der Window-App, in den Webbrowsern Chrome oder Edge und unter macOS sollte die Funktionalität von Teams, wie sie unten beschrieben wird, zur Verfügung stehen. Unter iOS oder Android ist sie z.T. anders oder eingeschränkt. Klicken Sie hier für Teams unter Android.


Teams anlegen

Überlegen Sie vor dem Anlegen eines Teams, wie die Organisationsstruktur am Besten abgedeckt werden kann. 

Jedes Team kann mit "Kanälen" weiter unterteilt werden. Daher benötigen kleinere Arbeitsgruppen in Microsoft Teams keine eigenen Teams, sondern können auch über Kanäle abgedeckt werden. Optimal wäre es übrigens, wenn der Teamleiter ein Team anlegt, da er damit auch zum Teambesitzer wird (alternativ kann die Rolle nachher übertragen werden). 

Erfahrungsgemäß wird die Arbeit in mehreren Teams schnell unübersichtlich. Begrenzen Sie daher die Anzahl der Teams auf ein Minimum. Es ist umso wichtiger, sich über die Struktur vorher Gedanken zu machen, denn leider können Kanäle später beim Reduzieren von Teams nicht in andere Teams kopiert werden. Es geht daher möglicherweise beim Reduzieren der Anzahl von Teams Informationen verloren. 

Informationen zu Teams und Kanälen bei Microsoft.


Studierende mit @s-cloud Account können ebenfalls Teams anlegen, beim Namen wird dann ein "STU_" davor gesetzt (können aber auch in einem Team zu "Teambesitzern" oder in Kurs-Teams als "Lehrer" ernannt werden). 


Wechseln Sie in Teams am linken Rand den Bereich "Teams" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Einem Team beitreten oder ein Team erstellen".

  • Wählen Sie im Hauptfenster nun "Team erstellen"
  • Teamtyp auswählen: wählen Sie den gewünschten Teamtyp aus. z.B. "Mitarbeiter". Mehr über Team Types bei Microsoft
  • Geben Sie dem Team einen Namen, Beschreibung.
  • Stellen Sie ihr Team auf "Privat", dann dürfen nur Sie Teammitglieder einladen, oder "Öffentlich"
  • mit "weiter" wird das Team angelegt

Sie können gleich danach nach Teammitgliedern suchen und diesen eine Einladung senden. Sie können das auch später machen, wählen Sie dann "Überspringen". 

Jedes Team erhält einen "Standardkanal" namens "Allgemein". Sie können jetzt ihr Team mit weiteren Kanäle unterteilen, siehe Kanal anlegen. 

Video-Anleitung bei Microsoft: Leitfaden für Team-Besitzer.


Teammitglieder einladen

Jedes Team benötigt Mitarbeiter. Als Teambesitzer dürfen Sie Teammitglieder (Interne und Gäste) einladen. Teammitglieder dürfen ebenfalls Einladungen zum Team verschicken, diese müssen jedoch vom Teambesitzer bestätigt werden. Gäste dürfen keine Einladungen verschicken. 

Wechseln Sie in den Bereich "Teams"

  • Klicken Sie auf die drei Punkt … neben dem Teamnamen
  • Klicken Sie auf "Teammitglied hinzufügen" 
  • Suchen Sie im folgenden Dialogfeld nach dem Namen.
    • Ist der Mitarbeiter schon in der MS-Cloud der Universität, sollten Sie die Person finden (entweder mit dem Namen oder mit der loginID@cloud.uni-tuebingen.de oder loginID@s-cloud.uni-tuebingen.de). Wenn diese Person Mitglied der Universität ist, fordern Sie sie/ihn auf, den Zugang zur MS-Cloud zu beantragen. 
    • Für einen Gast: Geben Sie die Mailadresse der Person an. Damit können Sie auch Studierende einladen. Siehe auch Beitritt eines Gastes zu Teams (bei Microsoft)
      Einschränkungen:
      Einladung auf eine Mailadresse @uni-tuebingen.de geht nicht, da der Empfänger mit dieser Mailadresse kein Microsoft-Account anlegen kann. Bitten Sie Mitarbeiter um Anlegen eines MS-Cloud Accounts (siehe Registrierung)
      Einladungen auf @bwedu.de und @bwstaff.de funktionieren ebenfalls nicht, da der Empfänger die Anmeldung nie erhält (das ist keine "richtige" Mailadresse"). Studierenden können Sie den Beitritts-Code oder den Beitritts-Link auf ihr Team per E-Mail senden (auch z.B. an  @student.uni-tuebingen.de). Studierende müssen sich aber, wie alle Uni-Mitglieder, in Teams mit der E-Mail-Adresse anmelden, die sie bei der Registrierung von Microsoft 365 erhalten haben (Studierende also mit loginID@s-cloud.uni-tuebingen.de, Bedienstete mit loginID@cloud.uni-tuebingen.de). 
  • Sie können hier mehrere Personen hinzufügen. 
  • Sie können ebenfalls die Rolle des Teammitglieds festlegen, entweder "Mitglied" oder "Besitzer" (nur Teambesitzer)
  • Klicken Sie auf "Anfrage senden" (Teammitglieder) oder "Schließen" (Teambesitzer).

Eine vollständigere Anleitung für Teambesitzer finden Sie bei Microsoft: Teams und Kanäle vgl. auch Rollen in Teams


Kanal anlegen

Wechseln Sie in den Bereich "Teams". 

  • Klicken Sie auf die drei Punkte … neben dem Teamnamen.
  • Wählen Sie im Menü nun "Kanal hinzufügen"
  • Geben Sie den Kanalnamen und eine Beschreibung ein. 
  • Wählen Sie "Standard" für einen Kanal, wo jedes Teammitglied teilnehmen darf, oder "Privat", wenn der Kanal nur für eine ausgewählte Personenzahl verfügbar sein sollte (Jedoch immer nur Personen im Team). 
  • Wenn Sie "Privat" gewählt haben, dürfen Sie jetzt Teammitglieder zu dem Testkanal hinzufügen. Wenn nicht, klicken Sie "Überspringen"

Sie können, falls ihr Kanal auf Privat gesetzt wurde, jederzeit später noch Teilnehmer hinzufügen. Klicken Sie dazu neben dem Kanal auf die drei Punkte … und wählen da "Mitglieder hinzufügen". 

Anleitung bei Microsoft: Erstellen eines Kanals.


Kanal löschen. 

Wechseln Sie in den Bereich "Teams". 

  • Klicken Sie auf das Team, das Sie bearbeiten wollen. Die Ansicht des Teams mit der Kanalliste erscheint. 
  • Klicken Sie auf die drei Punkte … neben dem Kanal, den Sie löschen wollen.
  • Wählen Sie im Menü auf "Kanal löschen".
  • Bestätigen Sie die Nachfrage mit "Löschen"

Sie können den Kanal "Allgemein" nicht löschen. 

Sie können gelöschte Kanäle in der Teamverwaltung wieder herstellen. (warning) Kanäle können leider nicht in andere Teams kopiert werden. 

Anleitung bei Microsoft: Löschen eines Kanals.


Teams löschen

Wechseln Sie in den Bereich "Teams". 

  • Klicken Sie auf die drei Punkte … neben dem Namen ihres Teams, das Sie löschen wollen. 
  • Klicken Sie im Menü nun "Team löschen"
  • Setzen Sie das Häkchen bei "Ich weiss, dass alles gelöscht wird"
  • Klicken Sie auf "Team löschen"

Ihr Team ist jetzt gelöscht. 

Teams können nicht mehr wiederhergestellt werden, wenn sie gelöscht wurden. Damit sind alle zu dem Team gehörigen Informationen weg. 

Anleitung bei Microsoft: Löschen eines Teams.


Bewährte Methoden zum Organisieren von Teams

Microsoft gibt eine Übersicht über bewährte Methoden zur Organisation. Teambesitzer sollten dies lesen:

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/best-practices-organizing