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Inhalt


Checkliste

  • Überprüfen/Reparieren der PDF/X oder PDF/A Kompatibilität als Ausgangspunkt
  • Erstes Mal: Der Setup-Assistent
  • Überprüfen der Barrierefreiheit
  • Lesereihenfolge korrigieren
  • Tags korrigieren
  • Alternative Texte überprüfen
  • PDF/UA Kompatibilität setzen und überprüfen


Werkzeuge in Acrobat Pro

Die benötigten Werkzeuge in Acrobat Pro sind etwas versteckt, daher zuerst ein Hinweis, wie man an die benötigten Werkzeuge herankommt. Der Karteitreiter ‹Werkzeuge› zeigt die verfügbaren Werkzeuge. Wenn man nicht immer wieder in diesen Karteireiter wechseln möchte, kann man die meist benutzten Werkzeuge mit der Maus in den rechten Bereich ziehen, damit diese im Dokument im Menü als Favoriten erscheinen. Man benötigt unbedingt die Werkzeuge ‹Barrierefreiheit› und ‹PDF-Standards›. 

Werkzeuge in Acrobat.

Unter dem Werkzeug ‹Barrierefreiheit› verstecken sich eine Reihe von Detailwerkzeugen, die leider nicht direkt ersichtlich sind. Wählt man das Werkzeug bei geöffnetem PDF-Dokument, so sind in der linken Werkzeugleiste nur wenige Werkzeuge zu finden. Ein Rechtsklick in diese Werkzeugleiste zeigt jedoch in einem Menü, dass noch weitere Werkzeuge verfügbar sind. Beim ersten Anwählen des Werkzeuges erscheinen diese dann automatisch in der Seitenleiste. 

Acrobat Details im Barrierefreiheit-Tool


Beginn der Überprüfung: PDF/X oder PDF/A Kompatibilität

Acrobat bietet bei diesen beiden Standards einfache Verfahren zum Überprüfen und Korrigieren, was einige Ärgernisse gleich aus der Welt schafft. PDF/UA benötigt z.B. das Einbinden der benutzten Schriften, aber leider keine einfache Möglichkeit, das auch zu reparieren wenn es nicht zutrifft. Daher der Tipp: Vorher auf PDF/X-4 oder PDF/A2 überprüfen und automatisch von Acrobat reparieren lassen. Am Besten hat man einen dieser Standards beim Export aus Word heraus schon berücksichtigt, damit kann man im Prinzip diesen Schritt auch überspringen. 

Ist das PDF in Word schon als PDF/A gespeichert worden, so meldet Acrobat, dass das Dokument nur lesend geöffnet werden kann, wenn der PDF/A Standard eingehalten werden soll. Das kann man mit OK bestätigen und dann im Hauptfenster von Acrobat mit ‹Bearbeitung aktivieren› übergehen. 

Den Check und die Reparatur kann man über das Werkzeug PDF-Standards › Preflight starten. Suchen Sie hier ‹Nach PDF/A-2b konvertieren› und beginnen Sie die Überprüfung mit der Schaltfläche ‹Prüfen und Korrigieren›. Acrobat fragt nach einem Pfad zum Speichern und beginnt die Prüfung und Korrektur. Das Ergebnis der Korrektur wird gleich danach angezeigt. 

 

Das Beispiel in den Screenshots war schon ein PDF/A (aus Microsoft Word) und hat den Check auch bestanden, trotzdem wurden einige Korrekturen durchgeführt. Der Check ist umso wichtiger, wenn das PDF nicht als PDF/A- oder PDF/X-konforme Datei gespeichert wurde, denn dort fehlen unter Umständen kritische Elemente im PDF. 


Erstes Mal: der Barrierefreiheit › Setup-Assistent

Das erste Mal sollte man die richtigen Einstellungen in Acrobat vornehmen, bevor man ein PDF auf Barrierefreiheit überprüft. Das geht über das Werkzeug Barrierefreiheit › Setup-Assistent (dazu geht man auf ‹Werkzeuge› dann auf Barrierefreiheit klicken, dann rechts in der erscheinenden Leiste den Setup-Assistent aufrufen). 

Im Prinzip kann man hier eine Reihe von relevanten Einstellungen für die Barrierefreiheit und das Verhalten von Acrobat einstellen. Sie können ohne Probleme das Setup mit den empfohlenen Einstellungen verwenden und das Setup überspringen (das wäre auch meine Empfehlung). Wenn Sie sich durch den Assistenten führen lassen, wählen Sie ihre gewünschten Einstellungen selbst. An der Stelle empfehle ich lediglich, die Option ‹Leserichtung in Dokumenten mit Tags überschreiben› nicht zu aktivieren. 


Überprüfen der Barrierefreiheit

Dafür gibt es in Acrobat einen Assistenten: Barrierefreiheit › Vollständige Prüfung. 

Wenn Sie nur innerhalb von Acrobat prüfen wollen und keinen gespeicherten Bericht benötigen, deaktivieren Sie alle Berichtsoptionen. Unter Seitenbereich legt man fest, welche Seiten getestet werden sollen, am Besten natürlich alle Seiten im Dokument. Unter Prüfen der Optionen legt man fest, was genau geprüft werden soll. Hier gibt es eine Reihe von Optionen in 4 Kategorien (Dokument, Seiteninhalt, Formulare, Tabellen und Listen, Alternativtext und Überschriften). Am Besten halten Sie für die ersten Tests einfach mal alle Optionen aktiviert, wenn man später spezifische Bereiche auslassen möchte, kann man das später gerne tun. Der Test ist bei größeren Dokumenten durchaus anspruchsvoll und kann einige Zeit in Anspruch nehmen, so dass es durchaus sinnvoll ist, Formulartests z.B. auszulassen, wenn im PDF keine Formularfelder drin sind. Die Tests werden mit Klick auf ‹Prüfung starten› begonnen. Die Resultate der Barrierefreiheitsprüfung werden nun im Hauptfenster von Acrobat angezeigt. 

Fehler in der Prüfung werden in der Liste fett markiert. 

Es gibt unterschiedliche Sorten an Fehler: Einige Meldungen werden angezeigt, weil Acrobat selbst die nicht sinnvoll überprüfen kann. Wie im Beispiel hier gezeigt ist die ‹Logische Lesereihenfolge› vom Computer nicht sinnvoll zu überprüfen, das wird auch angezeigt. In diesen Fällen muss man die Lesereihenfolge mit den Werkzeugen ‹Lesereihenfolge› und ‹Tags› manuell überprüfen. Nach manueller Überprüfung kann man die Meldungen mit einem Rechtsklick › Bestanden im Kontextmenü als manuell bestanden markieren. 

Andere Fehlermeldungen sind von Acrobat als wirkliche Fehler erkannte Probleme am PDF. Diese muss man mit anderen Werkzeugen erst korrigieren, dann kann man die Barrierefreiheitsprüfung erneut durchführen.

Im Übrigen: ein Rechtsklick auf einen Eintrag im Prüfbericht öffnet ein Kontextmenü. Hier finden Sie einen Eintrag ‹Erläutern›. Dieser führt Sie auf eine Webseite von Adobe mit Erklärungen zu dem Eintrag oder Fehler und gibt unter Umständen auch Informationen, wie das Problem behoben werden kann. Im Beispiel findet man einen Fehler in der Tab-Reihenfolge. Die Erläuterungen dazu führen auf eine Adobe Seite, auf der ein Hinweis steht, wie man das Problem behebt (in diesem Fall muss man die Korrektur in den Seitenminiaturen, Seitenoptionen der Seiten durchführen, dort im Karteireiter ‹Tab-Reihenfolge› setzt man die Reihenfolge auf ‹Dokumentstruktur verwenden›). Ein erneutes Prüfen der Barrierefreiheit zeigt, dass damit dieses Problem aus der Welt geschaffen wurde. 


Die Lesereihenfolge korrigieren

Eine recht detaillierte Anleitung zum ‹Leserichtungs-Werkzeug› findet man auf den Hilfeseiten von Adobe - Werkzeug Leserichtung für PDF Dateien


PDF-Tags bearbeiten

Eine ausgiebige Beschreibung von Tags findet sich ebenfalls auf den Hilfeseiten von Adobe: Dokumentstruktur mit den Bedienfeldern „Inhalt“ und „Tags“ bearbeiten.


Alternative Texte für Abbildungen bearbeiten

Die relevanten Infos zum Hinzufügen von alternativem Text zu Abbildungen und Tabellen finden Sie ebenfalls auf den Hilfeseiten von Adobe: Dokumentstruktur mit den Bedienfeldern „Inhalt“ und „Tags“ bearbeiten.