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Checkliste

Die Checkliste gibt einen schnellen Überblick, was man tun muss, um barrierefreie Dokumente in Microsoft Word zu erzeugen:

  • Struktur: Nutzen Sie die eingebauten Formatvorlagen. Am Besten ist jeglicher Text mit einer Formatvorlage formatiert. Wenn eigene Formatvorlagen verwendet werden sollen, bitte diese auf Basis der bestehenden Formatvorlagen aufbauen. 
  • Bilder: Fügen Sie jeder Abbildung (auch Formen usw.) eine alternative Textbeschreibung hinzu.
  • Kontraste überprüfen. 
  • Markieren Sie Dekoelemente als solche.
  • Tabellen: Achten Sie auf korrekte Struktur und verwenden Sie Kopfzeilen.
  • Metadaten: Bitte mindestens den Titel des Dokumentes festlegen
  • Nutzen Sie die Funktion: Barrierefreiheit überprüfen. 

Informationen ebenfalls direkt von Microsoft

Hierzu auch ein Artikel vom Heise-Verlag: https://www.heise.de/ratgeber/Anleitung-Barrierefreie-PDFs-aus-Word-Dokumenten-erstellen-6545355.html


Textstruktur

Die Textstruktur ist eine der wichtigsten Bereiche bei der Erzeugung von barrierefreien Dokumenten. Die Erkennung von Überschriften z.B. geht meist über die Formatierung, die aber ein Screen Reader z.B. nicht interpretieren kann. Es ist daher unabdingbar, eine Überschrift auch als solche im Dokument zu markieren. Im Übrigen ist das durchaus leicht zu überprüfen: wenn die Inhaltsverzeichnis-Funktion in Word sofort alle ihre Überschriften auf Anhieb korrekt in das Inhaltsverzeichnis übernehmen kann, sind Sie schon auf einem guten Weg zur Barrierefreiheit. 

Verwenden Sie zur Formatierung am Besten exklusiv Formatvorlagen. Die Versuchung, manuell eine visuelle Formatierung zu erstellen ist zwar groß und die meisten Autoren lassen sich davon leider verführen, aber für die Barrierefreiheit ist dies leider gar nicht hilfreich. Word bietet in der Standartdokumentvorlage eine Reihe von direkt nutzbaren Formatvorlagen, die man natürlich gleich verwenden darf: 

Formatvorlagen in Word

Achten Sie darauf, dass die Formatvorlagen auch in der richtigen Hierarchieebene und Reihenfolge verwendet werden. Im ersten Schritt ist es nicht wichtig, wie der Text aussieht, sondern dass er mit der richtigen Auszeichnung (=Formatvorlage) versehen ist. 

Die visuelle Formatierung (Schrift, Farbe, Größe usw.) kann auch später noch problemlos angepasst werden, in dem die Eigenschaften der Formatvorlage verändert werden. Wählen Sie dazu ‹Formatvorlage ändern›. Die grundlegenden Einstellungen können direkt in dem nachfolgenden Dialogfeld angepasst werden, Details können im Menü ‹Format› unten links angepasst werden. 


Abbildung Word Formatvorlage ändern

Wollen Sie eigene Formatvorlagen erstellen, achten Sie bitte darauf, dass diese neu erstellten Formatvorlagen auf den von Word zur Verfügung gestellten Formatvorlagen basieren (sprich, ihre Formatvorlage für eine Überschrift der ersten Hierarchieebene sollte auf der Word Formatvorlage ‹Überschrift 1› basieren). 

Auf Formatvorlagen und deren Möglichkeiten kann an dieser Stelle aber nicht weiter eingegangen werden. Bitte besuchen Sie einen Word-Kurs am ZDV, in dem die Anwendung und Möglichkeiten der Formatvorlagen erlernt werden können. 


Alternativer Text für Abbildungen

Für jede Abbildung sollte in Word eine zusätzliche Textbeschreibung hinzugefügt werden. Ein Rechtsklick auf das Bild öffnet ein Kontextmenü, wählen Sie dort ‹Alternativtext bearbeiten...›. 

Der Alternativtext sollte beschreiben, was auf der Abbildung zu sehen ist. Während bei einfachen Abbildungen durchaus ein paar Wörter reichen können, sollten bei komplexeren Abbildungen deutlich mehr Informationen enthalten sein (Siehe Beispiel in der Abbildung). Sollte die Abbildung rein dekorativen Zwecken dienen und keinerlei zusätzliche relevante Information übermitteln, so kann man die Abbildung ‹als dekorativ markieren›. Diese Option versteckt die Abbildung dann vor einem Screen Reader Programm, so dass diese unnötigen Informationen nicht übermittelt werden. Dekorativ markierte Elemente benötigen auch keinen Alternativtext. 


Kontraste überprüfen

Barrierefreie Dokumente betreffen nicht nur blinde Personen, sondern ebenfalls Personen, die nur über eine leichte Einschränkung ihrer Sehfähigkeit verfügen. Selbst für normalsichtige Personen ist hellgrauer Text auf etwas dunklerem oder hellerem Hintergrund nur schwer zu lesen. Daher sollte man solche Farbkombinationen vermeiden. Versuchen Sie, einen klaren Kontrast zwischen Text und Hintergrund zu erzeugen. Der höchste Kontrast erhalten Sie mit schwarzem Text auf weissem Hintergrund, aber auch andere Farbkombinationen sind denkbar. An dieser Stelle muss auch auf diverse Einschränkungen bei Farben hingewiesen werden. Bei einer Farbsehschwäche sind einige Farbkombinationen von den Betroffenen nicht oder nur schwer zu unterscheiden (Typisch z.B. Rot-Grün-Sehschwäche), Kombinationen von Rot und Grün sind hier häufig sehr problematisch, aber auch Blau/Gelb. Denken Sie daher bei der Farbenwahl an diese Fälle. (Es gibt übrigens Apps, die solche Farbsehschwächen mit der Kamera simulieren, damit auch normalsichtige sich einen Eindruck von der Problematik verschaffen können)


Dekoelemente

Sollten Sie z.B. Formen oder Rahmen in ihrem Word-Dokument verwenden, so müssen Sie darauf aufpassen, ob diese Elemente auch in einem Screen Reader sinnvoll "vorgelesen" werden können. Auch hier muss dann ein Alternativtext (siehe Alternativer Text für Abbildungen) angelegt werden. Sind diese Elemente rein dekorativer Natur, bitte unbedingt daran denken, diese auch als dekorativ zu markieren.  


Tabellen

Tabellen barrierefrei zu bekommen ist aufwändig. Daher gibt es hier folgende Empfehlungen für die Gestaltung mit Tabellen:

  • Nutzen Sie auf keinen Fall Tabellen als Layout-Hilfe. Dokumente die so gestaltet wurden sind nur mit extremem Aufwand barrierefrei zu bekommen. In Word selbst geht das nicht. 
  • Nutzen Sie Kopfzeilen. Tabellen ohne Kopfzeilen sind per Definition nicht barrierefrei. 
  • Tabellen sollen nur für tabellarische Inhalte verwendet werden. 
  • Leere Zellen, zusammenhängende oder geteilte Zellen sind keine gute Idee für Barrierefreiheit. Auch diese sind nur mit erheblichem Aufwand barrierefrei zu bekommen. Auch hier: Word kann das nicht. 
  • Geben Sie der Tabelle einen Titel und einen Alternativtext. Ein Rechtsklick auf die Tabelle zeigt ein Kontextmenü, klicken Sie hier auf ‹Tabelleneigenschaften...›. Im Dialogfeld wechseln Sie in den Karteireiter ‹Alternativtext›. Dort bitte Titel und Alternativtext einfügen. 


Metadaten ausfüllen

Gehen Sie auf ‹Datei›, dort auf ‹Informationen›. Auf der rechten Seite des Fensters finden Sie jetzt die Eigenschaften des Dokumentes. Bitte füllen Sie hier mindestens das Feld ‹Titel› aus. 

Wenn Sie auf ‹Eigenschaften› drauf klicken, erscheint ein Menü ‹Erweiterte Eigenschaften›, dort können Sie ihr Dokument noch mit erweiterten Metadaten ergänzen.


Barrierefreiheit überprüfen

In Word gibt es einen Assistenten zur Überprüfung der Barrierefreiheit, rufen Sie ihn über das Ribbon ‹Überprüfen›, ‹Barrierefreiheit überprüfen› auf. 

Word weist hier auf die wichtigsten Probleme mit der Barrierefreiheit des Dokumentes hin. Aber: Die Überprüfung ist weit von perfekt. Natürlich kann auch Word Fehler in der Textstruktur nicht erkennen, der Assistent weist in dem Kontext nur darauf hin, wenn keine Formatvorlagen verwendet wurden, nicht aber, wenn diese in der Textstruktur falsch zugewiesen wurde. Auch bei Farbgebung und Gestaltung kann Word nur Empfehlungen ausgeben, nicht aber wirkliche Fehler (z.B. zu geringer Kontrast) auffinden. Auf fehlenden Alternativtext bei Abbildungen aber weist der Assistent zuverlässig hin. 

Das bedeutet aber damit auch: selbst wenn der Assistent hier keine Fehler findet, bedeutet das leider nicht, dass das Dokument auch wirklich barrierefrei ist. Beim Export in ein PDF und Überprüfung des pdf in PAC3 werden wahrscheinlich noch einige Fehler angemahnt werden, die Word nicht bemängelt hat. 


Export als PDF

Der Export als PDF ist relevant, wenn Sie das Dokument nicht als bearbeitbares Word-Dokument weitergeben wollen. 

Es wird empfohlen, den PDF-Export über den Word-eigenen Export durchzuführen. Das Ergebnis hat meist besser funktioniert als über das Acrobat-Plugin. Die vorgeschlagenen Optionen sind wie folgt: 

  • Textmarken erstellen
  • Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit
  • Dokumenteigenschaften
  • PDF/A-Kompatibel


Ein Export über das Acrobat-Plugin ist durchaus möglich, hier empfehlen sich aber noch folgende Zusatzeinstellungen:

  • PDF/A-1b Kompatibilität (oder mindestens PDF/X-3)
  • Lesezeichen erstellen
  • Auf jeden Fall: Barrierefreiheit und Erweiternte Tag-Erstellung aktivieren. 

PDF Export besondere Einstellungen für den Export

Leider ist der Export meist nicht ganz fehlerfrei. Das PDF muss wahrscheinlich noch mit PAC3 überprüft werden und dann mit Adobe Acrobat Pro korrigiert werden, damit die Barrierefreiheit sichergestellt ist. Ebenso muss man die PDF/UA Bezeichnung in Acrobat hinzufügen.